图1
大家好，我是无人之境，也是一季社群的老朋友了。作为已经工作了13年的资深市场人，一直在从事市场企划及媒体推广及活动策划组织等相关方面的工作，所在行业涉及金融、教育、IT软件、商业地产等多个领域，今天我很荣幸被一季社区邀请，在这里和大家分享我在活动执行方面的一些经验和心得。今年受疫情影响，由于各地政策不一样，在5月份以前我所在的北京应该是不可以举办各类有规模的线下会议或者活动了，但随着战役的逐步成功，从6月开始，我想随着各行业开始复苏走入正轨，各类品牌或商业活动的组织落地需求应该会日益强烈，我前单位旗下的酒店已经在洽谈5月初的场地预订了，希望我今天分享的《手把手教你写：一看就懂·马上能用的活动执行方案》半个小时时间能帮到大家。
接下来，我将站在甲方的视角，通过一个案例来对执行方案的十大要素来进行逐步拆解说明，帮助大家更好的了解如何撰写一个标准的活动执行方案。首先，在撰写活动执行方案之前，我们要做哪些准备呢？就我个人的经验而言，准备工作应该包括四个要点（图二）：
图2
我们都知道，活动策划和执行都是为了实现活动目标服务的，因此在活动执行过程中环节的设计和流程推进的细节需要我们提前准备和适时调整；活动策划方案中的时间、地点（场地）、组织方、重点嘉宾、主持人、媒体及参会人员规模、可调动的工作人员、合作方等信息是否已经基本确认和就位。
由于一个活动往往是多部门配合，规模比较小的公司甚至是全员上。因此，我们建议活动执行方案最好安排让市场部或行政运营部等部门的主管或者经理来撰写。这个人最好有一定的级别，对本部门和其他部门的同事工作情况相对比较了解，且因为有级别，从内外部调动和协调资源会相对更为方便。
执行方案撰写是为了给到筹备及现场执行负责人及活动各重要环节的执行人员以及合作方、供应商等等重点人员使用。因此，我们建议活动执行总负责人应提前组织公司相关管理层及主要工作负责人开一个筹备动员会议，动员会议的举办时间一般根据活动规模和执行难易程度在活动开始前一周举办。动员会议中，总执行负责人应针对所撰写的执行方案，逐个进行事项说明和任务拆解分析，并且在会议沟通中及时了解每个事项负责人对所分配任务的想法和应对态度，是否有更好的建议并及时调整方案，确保各种准备工作有序进行。
这个真实的活动案例是我之前所任职的香港大学中国商业学院在北京东方君悦饭店举办的“港大ICB国际化运营与人才发展论坛”，活动的基本信息见图3。
图3
这个活动分为北京和上海两场，北京场的参会规模为200人，我们提前半年就对这个活动的主题和嘉宾话题以及邀约做了系统的准备，我们希望利用活动企业的国际化运营如何匹配人才能多个讨论主题，通过港大的口碑和嘉宾的影响力，引发媒体和大众的关注，让更多的人知道并了解香港大学中国商业学院，吸引并挖掘潜在的研究生学历报读人员线索并进行相应的课程推荐完美活动策划这样写，从而促成课程就读报名。
图四是本次活动的议程安排，时长4个小时左右，主要包括四个大环节分别是两个主题演讲、两个高峰对话、一个圆桌对话，以及最后的课程推荐。这个活动的参会人员主要针对的外企部门经理级别以上及大中型企业的高级管理人员。
图4
当时我负责这个活动落地的总统筹，由我负责撰写本次活动的执行手册并带领团队完成落地执行。活动执行手册的撰写一般包括以下十大基本要素（图5），分别是封面、活动内容、会场布置、物料准备、VIP/媒体接待、内容管理、准备工作及分工安排、活动当天分工及现场管理、紧急联络方式、着装要求说明。
图5
接下来我们分别对这十大要素一一进行拆解，首先，我们先看前三个要素（图6）。
我个人习惯是做任何一份策划或执行方案无论是word还是PPT，都愿意加上一页封面，版式不限可以因不同的阅读习惯而异，但内容一定包含活动主题、活动日期/城市、活动组织机构、主要负责部门以及报备信息。封面的存在一方面让方案显得更完整更有仪式感，另一方面也让使用的人拿到以后可以对关键信息做到一目了然。封面之后就是活动内容页，包括：日期/星期几/活动时间、活动日程/流程、主要工作人员与重点事项、活动物料、嘉宾邀约接待与具体安排、媒体对接。接下来是会场布置页，包括平面示意图、主会场外、主会场内、VIP接待/休息/专访室等。（更具体的内容可以购买本期课程音频）
图6
图7和图8是我当时为“港大ICB国际化运营与人才发展论坛”撰写执行手册的页面展示，会场平面图一般场地方会提供，如果不能提供也可以自己画一下，包括：安全的出口、桌型图、VIP休息室等，重点区域如安全出口、会场出入口、签到区等应在平面图上做好标记，方便执行人员清楚了解会场信息。
图7
图8
接下来是是执行方案十大基本要素的第四到第六项，见图9。
第4要素就是活动物料的准备：活动准备物料及数量等。第五大要素，就是VIP跟媒体接待，一般都会有专门的同事来负责。包括整个的一个邀约情况，以及具体怎么接待，尤其对媒体会有一些车马费，包括礼品，还有新闻稿的准备。同时有些VIP你是需要付费的，无论是费用还是这个礼品都要提前准备好。第六要素为内容管理，主要是为了更好的服务嘉宾，嘉宾使用主办方准备的电脑，电脑要保证可以阅读各种版本的PPT及PDF软件。如果嘉宾使用自己的笔记本，主办方需要提前准备转换接头和适配的翻页笔，还有就是准备活动串场背景设计与环节内容，更重要的是要跟嘉宾沟通尽量将一些比较敏感的话题规避掉，同时，还需要跟非专业的主持人沟通现场突发情况的处理。
图9
图10为是当时活动的内容管理的模板设计图。
图10
活动执行手册十大基本要素中的第七项（图11）准备工作及分工安排是比较重要的环节。
所有的准备事项的安排必须要做到尽可能的细致，也就是说总负责人要需要不断推演整个活动流程从开始签到一直到活动结束的各个环节细节与环节之间的衔接，尽量避免在环节执行和物料配合上发生遗漏。另外，需要重点提醒的是所有的工作事项以及物料的准备，必须责任到人而不是部门，必须责任到人而不是部门，必须责任到人而不是部门，重要的事情说三遍！各个准备工作事项也必须要有清晰的完成时间节点并由专人追踪确认进展，在物料准备过程中确保物料的可实施性、可兼容性以及环节设计配合的易操作性。
图11
活动执行手册十大基本要素中的第八项（图12）是活动当天的成功跟现场管理，针对此，我们建议遵循16字原则，就是分工明确，责任到人，适时调整，随机应变。第八项的内容比较，在这里就不细展开，分享结束后，一季群主会把本次内容的活动执行手册文件包共享给大家学以致用。
图12
最后是活动执行的十大基本要素的第9和第10项。第9要素，紧急联络方式，各种可能参与本次活动人员的联系方式都要写到手册里，尤其是一些重要人物如嘉宾、主此人、媒体记者等，这些嘉宾和助手的微信号跟手机号必须同时都要，另外就是我们在跟嘉宾邀约或者沟通话题的时候，尽量是通过电话跟本人保持沟通，一定要确保是本人，而不是助理。我们之前有过这样的失误，就是一直跟助理沟通得很好，但是助理跟嘉宾传达时信息不到位，导致嘉宾参加的环节内容以及时间出现了较大偏差造成了无法挽回的后果，这种情况大家一定要想方设法的避免。
图13
到这里，活动执行手册十大基本要素就拆解完毕了，最后还有一些碎碎念再跟大家啰嗦一下（图14）.
1.任何的活动策划跟落地执行，保证安全一定是第一要义。我们所说的安全是包括敏感话题的安全以及所有参会人员、工作人员的人身安排、还有所有活动物料、设备设施的安装使用拆卸安全。
2.执行过程中，我们一定要注意活动人员规模的控制，并根据活动性质进行必要的活动报备，政府对举办活动尤其是大型聚集类的活动有着严格的要求和安保规定，活动是否有媒体、有明星、有政府政要、是否有外籍人士或使领馆工作人员等，均需要到活动场地所在地的公安局以及出入境管理局进行报备，这都有一套完整的报备材料，北京的各个区派出所要求可能不太一样，这个一定要跟活动场地方提前沟通好，一般场地方都会提供协助。
3.如果活动是在室外举行的那就一定要做好天气预案，尤其像大风大雨这类往往天气预报并没有那么准，所以尽量先考虑室内场地再考虑室外，包括人员疏导、物料保护以及日期变化等。
4.最后关于活动传播方案，最好是在活动策划阶段就同步进行，包括传播形式、媒体选择、话题炒作及延展影响等等，尽可能做到小活动大传播。
图15
Q&A环节
1.学员问题：活动成本控制上有没有什么好的建议？
无人之境：关于成本控制，要看活动目的和规模，一般不含餐的活动，我们所有的人均成本基本控制在200-300元/人左右，含餐住宿的会议单人成本控制在4500元/人左右。上面的成本仅仅是会务执行哈，不含传播的费用。我们一般做活动或者会议，会务和传播的预算是分开的。当然每家公司或者每个负责人的习惯和要求标准不一样，要根据实际情况具体分析。
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